1181 http://sosains.greenvest.co.id
JURNAL
SOSAINS
JURNAL SOSIAL DAN SAINS
VOLUME 3 NOMOR 11 2023
P-ISSN 2774-7018, E-ISSN 2774-700X
PENINGKATAN DISEMINASI INFORMASI, PROMOSI, DAN CITRA
POSITIF INSTITUSI MELALUI PERAN DUTA ITS
Ida Akbar, Pratino Aditya Tama, Putri Pratama Ohorella, Satria
Mahardhika
Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Indonesia
Email: [email protected], edapoenya@gmail.com, [email protected],
Kata kunci:
Layanan Publik,
Whistle Blowing
System,
Keterbukaan
Informasi Publik,
User Experience,
User Interface
Keywords:
Public Service,
Whistle Blowing
System, Public
Information
Openness, User
Experience, User
Interface
.
ABSTRAK
Latar Belakang: Untuk mencapai visi“Membumi untuk Mendunia”, ITS memerlukan
dukungan secara nyata dari seluruh civitas akademika, tanpa terkecuali mahasiswa, yang
berperan sebagai Agent of Change. Peran mahasiswa sebagai Agent of Change dinilai
mampu mencerminkan citra institusi karena mahasiswa merupakan representasi dari
suatu Perguruan Tinggi.
Tujuan: Tujuan penulisan untuk mempertahankan citra positif institusi sebagai
World Class University dan salah satu PTN-BH terbaik di Indonesia. Salah satu cara
yang dapat dilakukan untuk mempertahankan citra positif institusi adalah dengan
menjaring mahasiswa-mahasiswi terbaik melalui program pemilihan Duta ITS.
Metode: Penelitian ini dibuat dengan metode yang mengacu pada pemetaan program
kerja ITS dan UKP, perancangan strategi sosialisasi dan promosi, hingga proses
realisasinya
Hasil: kontribusi peran Duta ITS akan diwujudkan melalui program kerja yang meliputi
diseminasi informasi dalam kegiatan sosialisasi dan promosi baik di dalam maupun di
luar lingkungan kampus. Selain itu, peningkatan diseminasi informasi dalam kegiatan
sosialisasi dan promosi untuk meningkatkan citra institusi ini sangat mendukung salah
satu poin di SDG-4 yakni school enrollment, yang mana semakin baik/positif citra
institusi, maka minat masyarakat untuk berkuliah di ITS akan semakin besar.
Kesimpulan: Penelitian ini mampu menghasilkan luaran berupa program kerja yang
dilakukan secara berkelanjutan sebagai bentuk kontribusi nyata Para Duta kepada ITS
ABSTRACT
Background: To achieve the vision of "Grounded for the Global", ITS needs real
support from the entire academic community, including students, who act as Agents of
Change. The role of students as Agents of Change is considered able to reflect the image
of the institution because students are representatives of a university.
Purpose: The purpose of writing is to maintain a positive image of the institution as a
World Class University and one of the best PTN-BH in Indonesia. One way that can be
Peningkatan Diseminasi Informasi, Promosi, dan Citra
Positif Institusi Melalui Peran Duta ITS
2023
Ida Akbar, Pratino Aditya Tama, Putri Pratama Ohorella,
Satria Mahardhika 1182
done to maintain a positive image of the institution is to capture the best students
through the ITS Ambassador selection program
Method: This research was made with a method that refers to mapping ITS and UKP
work programs, designing socialization and promotion strategies, to the realization
process.
Results: The contribution of the role of ITS Ambassadors will be realized through work
programs that include information dissemination in socialization and promotion
activities both inside and outside the campus environment. In addition, increasing
information dissemination in socialization and promotion activities to improve the
image of this institution strongly supports one of the points in SDG-4, namely school
enrollment, where the better/more positive the image of the institution, the greater the
public interest in studying at ITS.
Conclusion: This research is able to produce outputs in the form of work programs
that are carried out on an ongoing basis as a form of real contribution of the
Ambassadors to ITS.
PENDAHULUAN
Saat ini, Tim Unit Komunikasi Publik dan para Duta ITS 2022 telah melakukan
koordinasi terkait brainstorming kegiatan pemilihan Duta ITS mendatang. Dalam proses
brainstorming tersebut, kami melakukan Focus Group Discussion (FGD) sebagai langkah
awal untuk menetapkan timeline pelaksanaan program, strategi sosialisasi dan promosi
yang akan digunakan untuk memperkenalkan program, serta rancangan alur kegiatan yang
akan diimplementasikan ke depannya (Sugarda, 2020). Langkah selanjutnya, kami mulai
mempertimbangkan kriteria atau kualifikasi apa saja yang akan menjadi pedoman pada saat
program pemilihan telah berjalan (Sazali & Sukriah, 2021). Selain unggul dalam bidang
akademik, kami juga mengharapkan calon kandidat Duta ITS memiliki prestasi yang baik
dalam bidang non akademik.
Kedua langkah yang telah dilakukan tersebut bertujuan untuk memastikan bahwa
calon kandidat Duta ITS yang terpilih nanti mampu mengemban tugas secara baik sesuai
dengan target capaian program. Komitmen dan kerja sama yang kuat antar pihak-pihak
yang terlibat dalam program pemilihan Duta ITS akan menjadi suatu proses yang
transparan, berkualitas, dan mampu menghasilkan wajah positif ITS dalam
memperjuangkan nilai-nilai keunggulan dan keberlanjutan. Oleh karena itu, dalam hal ini,
kami telah menetapkan bahwa program pemilihan Duta ITS akan diadakan di awal hingga
pertengahan tahun depan mengingat padatnya acara-acara yang sedang berjalan, khususnya
tingkat institusi di akhir tahun ini (Kholisoh & Yenita, 2015) (Fitriyah, Fahrizky, & Rivaldi,
2022).
Strategi Sosialisasi dan Promosi Pemilihan Duta ITS
Strategi yang digunakan untuk memperkenalkan program pemilihan Duta ITS
adalah dengan melakukan sosialisasi dan promosi yang dilakukan secara offline dan online.
Secara offline akan dilakukan dengan melakukan campaign terbuka yang diikuti oleh
mahasiswa/i dari setiap fakultas di lingkungan ITS (atau dapat mengirimkan
perwakilannya), menyebarkan poster di setiap fakultas atau tempat umum yang dianggap
ramai (perpustakaan, kantin pusat, Masjid Manarul Ilmi, dll (Sari & Wijaya, 2020)
(Manogari & Zia, 2018).
Volume 2, Nomor 11, November 2023
p-ISSN 2774-7018 ; e-ISSN 2774-700X
1183 http://sosains.greenvest.co.id
Selanjutnya, secara online akan dilakukan dengan aktif membuat konten menarik di
sosial media. Proses sosialisasi dan promosi melalui sosial media dapat memanfaatkan
berbagai macam platforms seperti Instagram (khususnya instagram @dutakampus_its),
TikTok, dan YouTube. Untuk kepentingan kolaborasi dengan Instagram resmi
@its_campus dan YouTube ITS (itseurekatv), dapat dilakukan melalui koordinasi terlebih
dahulu dengan koordinator dari masing-masing ITS Media Center tersebut (Mansir &
Purnomo, 2021).
Alur Pemilihan Duta ITS
Alur seleksi program pemilihan Duta ITS secara umum dapat dilihat pada poin 1.1,
namun kami juga mempertimbangkan hal lain, seperti halnya rencana kategori pemenang
Duta ITS yang akan dibagi dalam beberapa kategori sebagai berikut (dapat ditambah):
1. Duta ITS
2. Duta SDGs
3. Duta ITS Favorite
Selain itu, jika telah terpilih sebanyak 10 orang finalis, mereka akan diberikan nomor
urut pengganti selempang sebagai tanda pengenal selama proses pembekalan, deep
interview, sampai dengan tiba saatnya grand final. Jika telah terpilih sebagai pemenang
dari masing-masing kategori di atas, maka mereka akan diberikan selempang dan pakem
seragam/pin (opsional) yang dapat digunakan sebagai identitas pengenal Duta ITS.
Kriteria atau Kualifikasi Duta ITS
Untuk menyaring kandidat-kandidat terbaiknya, pihak panitia yang berasal dari Unit
Komunikasi Publik ITS menentukan beberapa kriteria atau kualifikasi yang cukup ketat,
antara lain:
1. Mahasiswa/i aktif ITS Angkatan 2022 (minimal) dan Angkatan 2021 (maksimal)
jenjang S1 dan D4.
2. Memiliki komitmen belajar yang tinggi, dibuktikan dengan IPK >= 3.0.
3. Memiliki prestasi Akademik dan Non Akademik yang nantinya dapat menginspirasi
rekan – rekannya.
4. Pengalaman kedutaan yang menjadi kemampuan fundamental seorang duta kampus
(lebih diutamakan).
5. Memiliki semangat yang tinggi untuk mengembangkan diri, berkontribusi bagi ITS, dan
membawa dampak bagi sekitar.
6. Berpenampilan menarik, cerdas, dan berkepribadian baik.
7. Memiliki pengetahuan umum dan wawasan yang luas.
8. Memiliki kemampuan public speaking yang baik dan menguasai bahasa asing.
Dengan menetapkan beberapa kriteria atau kualifikasi di atas, calon-calon kandidat
Duta ITS yang baru nantinya diharapkan mampu untuk membawa citra ITS ke arah yang
lebih baik dengan prestasi dan kemampuan yang dimiliki.
METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan metode rancangan Panduan Program Pemilihan Duta
ITS yang meliputi Standar Operasional Prosedur (SOP) kegiatan (Baharudinsyah, 2016).
Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam hal ini merupakan sebuah panduan pelaksanaan
sebelum dan sesudah program pemilihan Duta ITS yang meliputi penentuan kualifikasi
atau kriteria, strategi sosialisasi dan promosi, serta program kerja jika para peserta telah
terpilih menjadi Duta ITS.
Peningkatan Diseminasi Informasi, Promosi, dan Citra
Positif Institusi Melalui Peran Duta ITS
2023
Ida Akbar, Pratino Aditya Tama, Putri Pratama Ohorella,
Satria Mahardhika 1184
Standar Operasional Prosedur (SOP) ini diharapkan dapat menjadi rekomendasi
kebijakan yang ditetapkan oleh Unit Komunikasi Publik ITS sebagai supervisi (pengawas)
kegiatan untuk mencapai luaran (output) penelitian ini.
Rancangan SOP tersebut diharapkan dapat dilakukan secara berkelanjutan/kontinu
setiap tahunnya sebagai panduan pelaksanaan sebelum dan sesudah kegiatan pemilihan
Duta ITS (Winata, 2016).
HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan penelitian dilaksanakan secara mandiri, di bawah naungan Unit
Komunikasi Publik ITS yang memiliki wewenang/otoritas dalam mengendalikan
operasional program Duta Kampus. Dalam proses penyusunan program kerjanya, peneliti
akan diawasi oleh Kepala Unit Komunikasi Publik dan Kepala Subunit Promosi dan Citra
Institusi (Qomariah, 2012), sehingga diharapkan dapat tersusun sesuai dengan standar
operasional yang berlaku di lingkungan ITS. Adapun dalam beberapa hal, peran mitra juga
dibutuhkan untuk dapat mendukung keberlangsungan program. Peran mitra tersebut dapat
mencakup beberapa hal sebagai berikut (Ningsih, 2022):
1. Pendanaan: Mitra dapat berperan sebagai penyedia dana atau sumber daya finansial
yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan program. Dalam konteks penelitian ini,
Sekretaris Institut berperan sebagai penyedia dana utama penyelenggaraan program.
Selain itu, tim Unit Komunikasi Publik dapat mengajukan proposal sponsorship dengan
mitra di luar ITS yang berpotensi untuk dilakukan kerjasama.
2. Akses ke Data dan Informasi: Tim Unit Komunikasi Publik dapat menjadi
akses/jembatan ke berbagai Fakultas dan Departemen (sebagai mitra) yang ada di ITS
untuk menyediakan database atau informasi mengenai mahasiswa/i yang berpotensi
untuk menjadi Duta ITS selanjutnya (Kurniawan, 2016).
3. Pendamping Program Pemilihan Duta ITS: Direktorat Kemahasiswaan dan Direktorat
Kemitraan Global ITS dapat menjadi mitra Unit Komunikasi Publik dalam proses
penilaian calon-calon kandidat Duta ITS. Tim Direktorat Kemahasiswaan dapat
mendukung tim Unit Komunikasi Publik selaku leading sector dalam kegiatan
kemahasiswaan, seperti pembinaan minat bakat dan pendampingan kompetisi sebagai
narasumber pada saat proses Pembekalan Duta ITS (Jatmiko, 2019). Sedangkan tim
Direktorat Kemitraan Global dalam hal ini juga dapat berperan sebagai narasumber
dalam pemberian materi Internasionalisasi untuk mewujudkan tagline ITS “Membumi
untuk Mendunia”.
4. Pelatihan dan Pengembangan Duta ITS: Komunitas Sinergi Bicara menjadi salah satu
mitra yang juga mendukung Program Pemilihan Duta ITS dalam memberikan pelatihan
dan pengembangan calon-calon Duta ITS, khususnya dalam bidang public speaking.
Public speaking sangat diperlukan bagi Duta ITS sebagai representasi atau wajah ITS
dalam menyampaikan informasi yang akurat dan sesuai dengan kebijakan yang berlaku
di ITS yang dapat dipertanggungjawabkan (Pratiwi, Hapsari, & Yusriana, 2019).
5. Promosi dan Publikasi: Dalam proses promosi dan publikasi, Unit Komunikasi Publik
dapat meminta bantuan Direktorat Kemahasiswaan sebagai mitra promosi, khususnya
pada platform sosial media @ditmawaits (Instagram).
6. Evaluasi dan Brainstorming: Duta ITS 2022, dalam hal ini, dapat menjadi mitra bagi
tim Unit Komunikasi Publik untuk melakukan evaluasi pelaksaan program pada tahun
sebelumnya dan melakukan brainstorming mengenai hal-hal apa saja yang perlu
dikembangan untuk Program Pemilihan Duta ITS di masa yang akan datang.
7. Jaringan dan Koneksi: Dalam hal jaringan dan koneksi, Duta ITS 2022, juga dapat
menjadi mitra bagi tim Unit Komunikasi Publik untuk melakukan screening
mahasiswa/i yang potensial di lingkungan Departemen mereka masing-masing untuk
Volume 2, Nomor 11, November 2023
p-ISSN 2774-7018 ; e-ISSN 2774-700X
1185 http://sosains.greenvest.co.id
mengikuti seleksi Duta ITS selanjutnya. Sebagai mitra, mereka memiliki kesempatan
yang lebih besar untuk menyebarluaskan informasi kepada sesama mahasiswa/i dengan
memberikan gambaran program berdasarkan pengalaman mereka sebelumnya,
sehingga targetnya akan lebih relevan (Ratnasari, 2016).
Di bawah ini merupakan beberapa realisasi kerjasama dan kontribusi yang telah
dilaksanakan oleh Duta ITS selama tahun 2022-2023 bersama para mitra, baik di
lingkungan dalam dan luar ITS, antara lain:
1. Kontes Robot Indonesia 2022
2. Pengukuhan Mahasiswa Baru ITS 2022
3. Master of Ceremony GERIGI ITS 2022
4. Dies Natalis ITS 2022 dan 2023
5. Wisuda ITS 126, 127, dan 128
6. Seminar Nasional 1000 Tahun Industri Otomotif Indonesia
7. Pertemuan Orang Tua Mahasiswa Baru dan IKOMA 2022 dan 2023
8. Protokol atau Master of Ceremony acara ITS (internal dan eksternal)
9. TENNOVEX ITS 2022 dan 2023
10. Ini Lho ITS 2023
11. Content Creator Video Etika Mahasiswa
12. Partisipasi Perwakilan ITS pada Acara External
13. Talent untuk ITS Sosmed
14. Perwakilan Duta SDGs Indonesia 2022 - 2024
15. Orasi Ilmiah Pengukuhan Profesor ITS
SDGs For Youth.
KESIMPULAN
Berdasarkan rumusan masalah, maka dapat disimpulkan bahwa tujuan dari
penelitian ini adalah untuk menghasilkan luaran berupa program kerja Duta ITS yang
meliputi diseminasi informasi dalam kegiatan sosialisasi dan promosi untuk meningkatkan
citra positif institusi.
DAFTAR PUSTAKA
Baharudinsyah, Achmad. (2016). Pengaruh Efektivitas Program dan Standar
Operasional Prosedur Surabaya Single Window di dalam Peningkatan
Kualitas Pelayanan di Unit Pelayanan Terpadu Satu Atap (UPTSA) Surabaya.
Universitas Airlangga.
Fitriyah, Neka, Fahrizky, Rayhan, & Rivaldi, Aldafa. (2022). Diseminasi Informasi
Potensi Desa Wisata Melalui Website:-. Jurnal Pengabdian Masyarakat
Indonesia, 2(3), 261–269.
Jatmiko, Duta Suryo. (2019). Citra Institusi Perguruan Tinggi Islam Dalam
Pemberitaan Media Terkait Kebijakan Cadar (Analisis Framing Citra Institusi
Perguruan Tinggi Islam Terkait Kebijakan Cadar pada Portal Media Online
Republika. co. id, Detik. com, dan Kiblat. net periode Maret 2018).
Kholisoh, Nur, & Yenita, Yenita. (2015). Strategi Komunikasi Public Relations dan
Citra Positif Organisasi (Kasus Public Relations Rumah Sakit “X” di Jakarta).
Jurnal Ilmu Komunikasi, 13(3), 195–209.
Kurniawan, Taufiq. (2016). Peran Perpustakaan Perguruan Tinggi dalam
Mengembangkan Institusional Repository. Pustakaloka, 8(2), 231–243.
Peningkatan Diseminasi Informasi, Promosi, dan Citra
Positif Institusi Melalui Peran Duta ITS
2023
Ida Akbar, Pratino Aditya Tama, Putri Pratama Ohorella,
Satria Mahardhika 1186
Manogari, Rialdo Rezeky, & Zia, Umi Khalidah. (2018). Strategi Marketing Public
Relations Dinas Pariwisata Kabupaten Brebes Dalam Mempromosikan Objek
Wisata Mangrove Pandansari. WACANA: Jurnal Ilmiah Ilmu Komunikasi,
17(2), 225–234.
Mansir, Firman, & Purnomo, Halim. (2021). Pemberdayaan Masyarakat Melalui
Digital Marketing dan Media Sosial Sebagai Media Promosi Era Pandemi
Covid-19 di UMKM Panggungharjo Sewon Bantul. Abdimas Singkerru, 1(1),
39–50.
Ningsih, Idarwati. (2022). Strategi Manajemen Humas dalam Meningkatkan Citra
Sekolah Di SMPN 1 Tellu Siattinge. Jurnal Mappesona, 5(1), 11–21.
Pratiwi, Mutia Rahmi, Hapsari, Swita Amalia, & Yusriana, Amida. (2019). Refleksi
Citra Universitas Dian Nuswantoro Melalui Unggahan di Akun@
udinus_smg. Jurnal Penelitian Pers Dan Komunikasi Pembangunan, 23(2),
518337.
Qomariah, Nurul. (2012). Pengaruh kualitas layanan dan citra institusi terhadap
kepuasan dan loyalitas pelanggan (studi pada universitas muhammadiyah di
Jawa Timur). Jurnal Aplikasi Manajemen, 10(1), 177–187.
Ratnasari, Ina. (2016). Pengaruh Kualitas Pelayanan dan Citra Institusi Terhadap
Kepuasan Mahasiswa yang Berdampak pada Word of Mouth (Studi Kasus
pada Mahasiswa Universitas Singaperbangsa Karawang). Value: Journal of
Management and Business, 1(1).
Sari, Elisabeth Agita, & Wijaya, Lina Sinatra. (2020). Strategi Promosi Melalui
Direct Marketing Untuk Meningkatkan Jumlah Mahasiswa Baru. Jurnal Ilmu
Komunikasi, 17(1), 16–27.
Sazali, Hasan, & Sukriah, Ainun. (2021). Pemanfaatan media sosial (instagram)
oleh humas smau ct foundation sebagai media informasi dan publikasi dalam
meningkatkan citra lembaga pendidikan. Jurnal Ilmu Komunikasi (JKMS),
10(2), 147–160.
Sugarda, Yanti B. (2020). Panduan praktis pelaksanaan focus group discussion
sebagai metode riset kualitatif. Gramedia Pustaka Utama.
Winata, Sheila Vania. (2016). Perancangan standard operating procedure (SOP)
pada chocolab. Jurnal Performa: Jurnal Manajemen Dan Start-up Bisnis, 1(1),
77–86.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike
4.0 International License.
