Volume 1, Nomor 9, September 2021
p-ISSN 2774-7018 ; e-ISSN 2774-700X
1055 http://sosains.greenvest.co.id
TRANSISI iREKAM iMEDIS iKERTAS iMENUJU iREKAM iMEDIS
ELEKTRONIK iDENGAN iSDM iTERBATAS DI KLINIK iUTAMA
iCAHAYA iQALBU
Nursetiawati dan Erix Gunawan
Politeknik Piksi Ganesha, Indonesia
E-mail: nursetiawati.18303116@gmail.com dan [email protected]
Diterima:
19 Agustus 2021
Direvisi:
09 September
2021
Disetujui:
15 September
2021
Abstrak
Sistem informasi saat ini menjadi kebutuhan wajib bagi
perusahaan atau instansi-instansi untuk mengelola data sehingga
dapat memberikan informasi secara cepat dan akurat. Klinik
kesehatan sebagai instansi kesehatan dalam skala kecil pun
membutuhkan sistem informasi untuk mengelola data kesehatan
pasien. Dengan rekam medis elektronik (RME), maka
diharapkan mampu meningkatkan profesionalisme dan kinerja
Klinik. Perubahan penggunaan Rekam medis yang dilaksanakan
Klinik Utama Cahaya Qalbu dari rekam medis kertas menuju
rekam medis elektronik (RME), dengan terbatasnya Sumber
Daya Manusia (SDM) di Klinik tersebut terjadi keterlambatan
dalam pelayanan, Kunjungan pasien di Klinik Utama Cahaya
Qalbu periode mei 2020 – mei 2021 sebesar 29940 rata-rata
kunjungan perhari berjumlah 83 orang, dengan petugas rekam
medis berjumlah 4 orang. Penelitian ini bertujuan menganalisis
perubahan transisi rekam medis kertas menuju rekam medis
elektronik (RME) dan untuk menghitung kebutuhan sumber
daya manusia di unit rekam medis menggunakan metode ABK.
Metode penelitian yang dipakai adalah metode deskriptif
kualitatif dengan pendekatan fenomenologi. Penelitian dengan
cara menganalisis beban kerja, kejadian sekitar dan wawancara
terhadap petugas rekam medis.
Kata kunci: rekam medis kertas, rekam medis elektronik,
sumber daya manusia
Abstract
Information systems are currently a mandatory requirement for
companies or agencies to manage data so that they can provide
information quickly and accurately. Health clinics as health
institutions on a small scale also need an information system to
manage patient health data. With the electronic medical record
(RME), it is expected to be able to improve the professionalism
and performance of the Clinic. Changes in the use of medical
records carried out by the Cahaya Qalbu Main Clinic from
paper medical records to electronic medical records (RME),
with limited Human Resources (HR) at the Clinic there was a
delay in service, Patient visits at Cahaya Qalbu Main Clinic for
the period of May 2020 - May 2021 amounted to 29940, with an
average daily visit of 83 people, with 4 medical record officers.
This study aims to analyze the transition from paper medical
records to electronic medical records (RME) and to calculate the
human resource requirements in the medical record unit using
Transisi rekam medis kertas menuju rekam medis
Elektronik dengan sdm terbatas Di Klinik utama cahaya
qalbu
2021
Nursetiawati dan Erix Gunawan 1056
the ABK method. The research method used is qualitative
descriptive method with a phenomenological approach..
Research by analyzing the workload, surrounding events and
interviews with medical record officers.
Keywords: Paper medical record, electronic medical record,
human iresource
Pendahuluan
Klinik iadalah ifasilitas ipelayanan iKesehatan iyang imenyelenggarakan
pelayanan Kesehatan perorangan yang menyediakan pelayanan medis dasar dan atau
spesialistik, diselenggarakan oleh lebih dari satu jenis tenaga Kesehatan dan dipimpin
oleh seorang tenaga medis (Aliyyuddin, 2020). Tenaga Kesehatan adalah setiap orang
yang mengabdikan diri dalam bidang Kesehatan serta memiliki pengetahuan dan atau
keterampilan melalui pendidikan di bidang kesehatan yang untuk jenis tertentu
memerlukan kewenangan untuk melakukan upaya Kesehatan. Rekam medis bagian
penting dari seluruh pelayanan kepada pasien mulai saat kunjungan pertama hingga
kunjungan-kunjungan berikutnya. Sebagai informasi tertulis tentang perawatan kesehatan
pasien, rekam medis digunakan dalam pengelolaan dan perencanaan fasilitas dan
pelayanaan kesehatan, juga digunakan untuk penelitian medis dan untuk kegiatan statistik
pelayanan kesehatan (Suraja, 2019). Dalam Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008
tentang rekam medis disebutkan bahwa rekam medis terdiri dari catatan-catatan tersebut
sangat penting dalam pelayanan bagi pasien karena dengan data yang lengkap dapat
memberikan informasi dalam menentukan keputusan baik pengobatan, penanganan,
Tindakan medis, dan lainnya. Rekam medis merupakan berkas yang berisikan informasi
tentang identitas pasien, anamnesa, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala
pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang
rawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat (Wariyanti,
2014).
Pesatnya perkembangan teknologi informasi di berbagai bidang menjadi fenomena
yang lumrah saat ini (Nasution, 2017). Tak terkecuali pada bidang Kesehatan salah satu
bentuknya adalah penggunaan pelayanan Kesehatan. Berbicara tentang data pribadi
pasien, penyakit yang diidap dan tindakan medis yang diterima, semua data tersebut
disimpan oleh pihak rumah sakit dalam bentuk berkas yang disebut dengan berkas rekam
medis. Penyimpanan berkas rekam medis umumnya berupa map yang berisi kertas-kertas
yang mencatat data Kesehatan pasien (Handiwidjojo, 2015). Penyimpanan seperti ini
membutuhkan tempat yang luas, dalam mencari berkas membutuhkan waktu yang lama.
Rekam medis elektronik adalah setiap catatan, pernyataan, maupun interpretasi
yang dibuat oleh dokter atau petugas kesehatan lain dalam rangka diagnosis dan
penanganan pasien yang dimasukan dan disimpan dalam bentuk penyimpanan elektronik
(digital) melalui sistem komputer Perkembangan RME ini tidak hanya terjadi pada negara
maju tetapi juga terjadi di negara berkembang seperti di indonesia (Baharuddin &
Wahyuni, 2015). Perkembangan RME di Indonesia belum diatur secara khusus tetapi
dengan adanya dukungan dari Permenkes No. 269 Tahun 2008 tentang keabsahan RME
sebagai bukti hukum memberikan harapan cerah bagi perkembangan RME di Indonesia.
Penggunaan perangkat teknologi informasi untuk pengumpulan, penyimpanan,
pengolahan serta pengaksesan data yang tersimpan pada rekam medis pasien di rumah
sakit dalam suatu sistem manajemen basis data yang menghimpun berbagai sumber data
Volume 1, Nomor 9, September 2021
p-ISSN 2774-7018 ; e-ISSN 2774-700X
1057 http://sosains.greenvest.co.id
medis (Pondaag & Najoan, 2017). Bahkan beberapa rumah sakit modern telah
menggabungkan RME dengan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
(SIMRS) yang merupakan aplikasi induk yang tidak hanya berisi RME tetapi sudah
ditambah dengan fitur-fitur seperti administrasi, billing, Sumber daya manusia merupakan
salah satu komponen penting dalam organisasi, keberadaan sumber daya manusia harus
direncanakan dan dikelola dengan baik. Proses perencanaan sumber daya manusia adalah
suatu cara yang digunakan untuk menetapkan tujuan dan pedoman dalam pelaksanaan
organisasi (Marlina, 2016). tujuan dari perencanaan sumber daya manusia yaitu
menentukan kualitas dan kuantitas pegawai yang akan mengisi suatu jabatan dalam
organisasi, pengembangan, pemeliharaan, kompensasi, pemberhentian pegawai,
menjamin ketersediaan sumber daya manusia masa kini maupun masa depan, tidak
terjadinya tumpang tindih dan kelebihan pegawai dalam pelaksaan organisasi (Larasati,
2018).
Pelayanan kesehatan yang baik tidak lepas dari penyelenggaraan rekam medis
yang bermutu (Suryanto, 2020). Penyelenggaraan rekam medis bermutu, maka diperlukan
tenaga kerja yang bekerja sesuai dengan kompetensinya. Selain kompetensi, jumlah
tenaga juga penting untuk menunjang pelayanan, baik dari segi waktu penyediaan berkas
rekam medis maupun beban kerja pegawai. Sumber daya manusia Kesehatan (SDMK)
sangat diperlukan dalam meningkatkan derajat kesehatan masyarakat di suatu negara
(Putri, 2017). Sumber daya manusia kesehatan adalah tenaga kesehatan (termasuk tenaga
kesehatan strategis) dan tenaga pendukung atau penunjang kesehatan yang terlibat dan
bekerja serta mengabdikan dirinya dalam upaya dan manajemen kesehatan.
Metode Penelitian
Jenis penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif dengan pendekatan
fenomenologi. Lokasi dan waktu penelitian ini dilaksanakan di klinik utama cahaya qalbu
pada tanggal 26 april s/d 03 juni 2021. Subjek dalam penelitian ini yaitu petugas rekam
medis yang berjumlah 1 orang dan pendaftaran berjumlah 3 orang. Sumber data pada
penelitian ini yaitu: data primer dengan melakukan wawancara langsung secara
mendalam (indepth interview) antara peneliti dengan petugas rekam medis sedangkan
untuk data sekunder pada penelitian ini adalah data yang berkaitan dengan penelitian
yang diperoleh dari klinik cahaya qalbu. Teknik analisis data dengan mengelompokkan
atau mengumpulkan hasil wawancara sesuai dengan tujuan penelitian, mereduksi,
mengkategorikan, yang kemudian diinterpretasikan dan disajikan dalam bentuk kata-kata
atau narasi.
Hasil dan Pembahasan
Gambaran Umum Klinik Utama Cahaya Qalbu
Klinik Utama Cahaya Qalbu berdiri pada bulan juni 2006 berlokasi di Jl. Raya
Laswi Cikopo No. 480, Bumiwangi, kec. Ciparay, Bandung, Jawa Barat dengan nama
awal Klinik Dawaul Hikmah. Awal berdirinya hanya dengan satu unit bisnis apotek iyang
beroperasi dari jam 08.00 s/d 20.00 dan mulai bulan agustus 2006 ditambah adanya
proyek praktek dokter umum yang buka pagi pukul 08.00 s/d 10.00 dam sore pukul 17.00
s/d 20.00 dan pada bulan oktober kemudian menjalin suatu kerja sama yang
menghasilkan bertambahnya pelayanan Laboratorium Klinik pada bulan januari 2007
dengan Klinik Rontgen dan EKG. Terhitung bulan oktober 2007 mulai dikembangkan
pelayanan dokter jaga 24 jam. Kemudian karena satu dan hal lain pada januari 2010
terjadi transaksi jual beli kepemilikan sarana bangunan dan semua unit bisnis pelayanan
yang ada, maka Klinik Dawaul Hikmah resmi berganti nama menjadi Klinik Utama
Cahaya Qalbu.
Transisi rekam medis kertas menuju rekam medis
Elektronik dengan sdm terbatas Di Klinik utama cahaya
qalbu
2021
Nursetiawati dan Erix Gunawan 1058
Menurut Anisa Rahmadani dan Dian Budi Santoso, S.K.M., M.P.H tahun 2020, Proses
transisi rekam medis konvensional ke elektronik di Puskesmas Depok II sudah sesuai
dengan teori Anderson and Anderson Nine Phase Change Process Model. Meskipun
demikian, dalam melakukan perubahan tetap harus di perhatikan kesiapan SDM dan
kesiapan sarana dan prasarana.
Menurut Alvin Oktavian tahun 2019, Dari hasil observasi awal di Rumah Sakit
Yadika Kebayoran Lama Jakarta Selatan didapati bahwa rekam medis masih
penyimpanan berbasis kertas. Hal ini sudah kurang efisien mengingat jumlah data yang
disimpan didalam berkas rekam medis akan terus meningkat dan kurangnya keakuratan
data berkas rekam medis. Beralihnya penyimpanan berkas rekam medis berbasis kertas
menuju elektronik menjadikan sesuatu hal yang menarik untuk diteliti: Maka dari itu pada
kesempatan ini penulis akan meneliti hal tersebut
Transisi Rekam Medis Kertas menuju Rekam Medis Elektronik dengan SDM
terbatas
Dari hasil penelitian pada ruang penyimpanan rekam medis Klinik Utama Cahaya
Qalbu sudah memiliki petunjuk untuk penyimpanan rekam medis. Namun dalam
penyusunan rekam medis masih ditemukan penempatan rekam medis yang bertumpuk
dengan status yang lain. karena kurangnya sumber daya manusia dan fasilitas yang
memadai untuk penyimpanan, sehingga membuat petugas rekam medis membutuhkan
waktu yang lama dalam mencari berkas rekam medis maupun menyimpan berkas rekam
medis.
Sistem penyimpanan rekam medis di Klinik Utama Cahaya Qalbu awalnya
menggunakan sistem desentralisasi. Sistem desentralisasi adalah terjadinya pemisahan
antara rekam medis rawat inap dan rekam medis rawat jalan. Rekam medis rawat jalan
hanya menggunakan kertas tanpa cover seperti gambar 1 dan rekam medis rawat inap
menggunakan cover seperti gambar 2 sistem penyimpanan desentralisasi sudah tidak
dianjurkan untuk digunakan karena keseluruhannya data pasien tidak dapat disediakan
secara cepat pada waktu yang bersamaan dikarenakan petugas harus mengambil rekam
medis di tempat yang berbeda-beda. sekitar 2019 akhir Klinik Utama Cahaya Qalbu
memutuskan merubah sistem menjadi sentralisasi yaitu penggabungan penyimpanan
antara rekam medis rawat jalan dan rawat inap.
Gambar 1. Tampilan awal rekam medis
Volume 1, Nomor 9, September 2021
p-ISSN 2774-7018 ; e-ISSN 2774-700X
1059 http://sosains.greenvest.co.id
Gambar 2 Tampilan rekam medis
Unit penyimpanan digunakan sebagai penyimpanan, penyedia dan pelindung
berkas rekam medis terhadap kerahasiaan. Penyimpanan rekam medis sangatlah penting
untuk melihat riwayati penyakit pasien dan kunjungan ulang pasien, oleh sebab itu cara
penyimpanan rekam medis harus diatur dengan baik. Penyimpanan rekam medis yang
baik merupakan salah satu kunci keberhasilan dari suatu pelayanan (Hasibuan, 2016).
Faktanya penyimpanan rekam medis di klinik belum terlaksana dengan baik, di bagian
rak penyimpanan rekam medis, masih sering terjadi kesalahan seperti kesalahan
penempatan berkas rekam medis, salah simpan rekam medis, lamanya ditemukan berkas
rekam imedis di bagian penyimpanan, kerusakan terhadap berkas rekam medis dan
terjadinya penumpukan terhadap penjajaran rekam medis.
Penjajaran adalah sistem penataan rekam medis dalam suatu sekuens yang khusus
agar rujukan dan pengembalian Kembali menjadi mudah dan cepat (Ritonga & Sari,
2019). Penjajaran yang digunakan klinik Utama Cahaya Qalbu adalah straight numerical
filling merupakan suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis berdasarkan urutan
langsung nomor rekam medisnya dalam rak penyimpanan. Pada tahun 2021 Klinik Utama
Cahaya Qalbu memustuskan merubah sistem rekam medis kertas menuju rekam medis
elektronik seperti gambar 3.
Transisi rekam medis kertas menuju rekam medis
Elektronik dengan sdm terbatas Di Klinik utama cahaya
qalbu
2021
Nursetiawati dan Erix Gunawan 1060
Gambar 3 rekam imedis elektronik
Proses transisi rekam medis kertas menuju rekam medis elektronik, dimulai dengan
pengenalan rekam medis elektronik, pelatihan penggunaan rekam medis elekronik pada
users (petugas) sehingga petugas rekam medis mampu menggunakan saat memberikan
pelayanan kepada pasien, Ada nya beberapa hambatan dalam transisi rekam medis kertas
menuju rekam medis elektronik: 1.membutuhkan waktu yang lama untuk konversi data
dari rekam medis kertas menuju rekam medis elektronik yaitu memakan waktu sekitar 3
bulan pengerjaan. 2.Lama nya proses sosialisasi yang dibutuhkan petugas untuk
menggunakan sistem.
Motivasi terhadap users (petugas) sangat diperlukan agar petugas rekam medis
memahami penggunaan sistem dan senantiasa menggunakan sistem dalam aktivitas
pelayanan kepada pasien. Klinik Utama Cahaya Qalbu bekerja sama dengan sistem
assist.id dalam pengelolaan rekam medis elektronik. Walaupun sudah menggunakan
sistem RME Klinik Utama Cahaya Qalbu masih mengbackup berkas rekam medis
menggunakan sistem penyimpanan kertas hanya untuk pasien IGD, rawat inap,
melahirkan (partus).
Volume 1, Nomor 9, September 2021
p-ISSN 2774-7018 ; e-ISSN 2774-700X
1061 http://sosains.greenvest.co.id
Tabel 1. Perbedaan rekam medis kertas dan rekam medis elektronik
Gaya
Rekam medis
kertas
Rekam medis
elektronik
Penulisan/Pencatatan/Pendokumentasian
Wajib dilakukan dan
harus dibuat dengan
lengkap serta jelas
Wajib dilakukan
tulisan terbaca dengan
lebih jelas
Pembubuhan Identitas nama, Waktu dan Tanda
Tangan
Wajib dilakukan
secara manual
Wajib dilakukan;
nama identitas dan
waktu dapat secara
otomatis ter-entry,
tergantung sistem
elektronik yang
digunakan, namun
untuk tanda tangan
belum jelas
Pembubuhan Paraf untuk
Perbaikan/Pembetulan
Harus sesuai dengan
perundang-undangan
yang berlaku dan
dilakukan secara
manual
Belum jelas
Kerahasiaan dan Keamanan Data
Harus sesuai dengan
undang-undang
praktik kedokteran,
undang-undang
rumah sakit (pusat
Kesehatan) dan
Permenkes tentang
Rekam medis
Harus sesuai
perundang-undangan
rekam medis secara
umum, namun secara
elektronik bergantung
pada sistem yang
digunakan
Kelebihan penggunaan rekam medis elektronik: Akses mudah dan cepat,
meningkatkan kepuasan pasien terhadap pelayanan, akuratnya pendokumentasian,
penyimpanan yang mudah tidak membutuhkan ruangan khusus, meningkatnya keamanan
data pribadi pasien (Santoso, Nuryati, & Pramono, 2020). Sedangkan Kekurangan
penggunaan rekam medis elektronik: Dapat terjadinya eror terhadap sistem,
Memungkinkan terjadinya peretasan, Biaya yang mahal dalam mengembangkan dan
merawat sistem
Setelah menggunakan sistem RME ternyata masih ada masalah yang belum
terselesaikan, yaitu kurangnya SDM di Klinik Utama Cahaya Qalbu. Berdasarkan hasil
penelitian, petugas rekam medis di Klinik Utama Cahaya Qalbu berjumlah 4 orang.
Tabel 2. Total SDM petugas rekam medis
Kualifikasi
Jumlah
D3 Reakam Medis
1 orang
SMA
3 orang
jumlah
4 orang
Transisi rekam medis kertas menuju rekam medis
Elektronik dengan sdm terbatas Di Klinik utama cahaya
qalbu
2021
Nursetiawati dan Erix Gunawan 1062
Tabel 3. Pembagian shift
Pembagian shift
Jumlah
Pagi
2 orang
Siang
1 orang
Malam
1 orang
Libur
1 orang
Jumlah kunjungan pasien periode Mei 2020 – Mei 2021 sebesar 29940. Kunjungan
pasien perhari rata-rata berjumlah 83 orang. Untuk membantu petugas rekam medis,
Klinik Utama Cahaya Qalbu memberdayakan pegawai lain untuk diperbantukan dibagian
tempat pendaftaran pasien, kekurangan petugas rekam medis, akan menyebabkan petugas
kewalahan. Petugas rekam medis merangkap tugas menjadi petugas pendaftaran,
assembling, distribusi dokumen rekam medis ke IGD, dan mengembalikan dokumen
rekam medis ke rak filling. Keterbatasan jumlah sumber daya manusia menjadikan
petugas rekam medis memilki beban kerja yang melebihi kapasitas. Beban kerja
berpengaruh terhadap produktivitas kerja.
Berikut merupakan hasil dari analisis beban kerja petugas rekam medis Klinik
Utama Cahaya Qalbu menggunakan metode ABK yang bersumber dari Permenkes RI
Nomor 53 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja di
Lingkungan Kementrian Kesehatan. Langkah-langkah dalam analisis beban kerja sebagai
berikut:
a. Menetapkan fasilitas kesehatan dan jenis SDMK (Sumber Daya Manusia
Kesehatan). Jenis SDMK adalah petugas rekam medis.
b. Menetapkan WKT (Waktu Kerja Tersedia). Waktu kerja tersedia adalah waktu
yang tersedia untuk masing-masing kategori SDM yang bekerja selama kurun
waktu satu tahun. Berdasarkan Keputusan Presiden RI Nomor 68 Tahun 1995
tentang Hari Kerja Dilingkungan Lembaga Pemerintah telah ditentukan jam kerja
instansi pemerintah yaitu 37 jam 30 menit per minggu, baik untuk 5 (lima) hari
kerja ataupun 6 (enam) hari kerja. Kebijakan 5 (lima) hari atau 6 (enam) hari
kerja sesuai yang ditetapkan kepala daerah masing-masing. Berdasarkan
Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman
Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil, Jam Kerja Efektif (JKE)
yaitu 1200 jam per tahun. Menurut Permen PAN-RB No. 26 tahun 2011 tentang
Pedoman Perhitungan Jumlah Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil Yang Tepat
Untuk Daerah, Jam Kerja Efektif (JKE) sebesar 1200 jam per tahun atau 72000
menit per tahun baik 5 hari kerja atau 6 hari kerja.
c. Menetapkan Komponen Beban Kerja dan Norma Waktu. Berikut penetapan
komponen beban kerja dan norma waktu di Klinik Utama Cahaya Qalbu.
Volume 1, Nomor 9, September 2021
p-ISSN 2774-7018 ; e-ISSN 2774-700X
1063 http://sosains.greenvest.co.id
Tabel 4. Beban kerja dan Norma waktu
No.
Jenis Tugas
Kemampuan beban kerja
Norma waktu
1.
Tugas pokok
Pendaftaran pasien
2 menit
Pengambilan berkas rekam medis
1 menit
Menulis buku register
2 menit
Menginput data pasien
1 menit
Mendistribusikan berkas rekam
medis
2 menit
Assembling dan penelitian
ketidaklengkapan berkas rekam
medis
2 menit
Pengembalian Kembali berkas
rekam medis ke rak filling
1 menit
2.
Tugas penunjang
Rapat
4 jam/bln
=4 x 11
=44 jam/thn
=2640x60 menit
=2640 menit/thn
Bimbingan PKL
3 jam/tahun
=3x60 menit
=180 menit/thn
Berdasarkan tabel diatas dapat diketahui terdapat 7 tugas pokok dan 2 tugas
penunjang dari petugas rekam medis di Klinik Utama Cahaya Qalbu. Norma waktu tugas
pokok dihitung menggunakan stopwatch. Sedangkan norma waktu tugas penunjang,
didapatkan dari hasil wawancara kepada petugas rekam medis.
Tabel 5. Standar Beban Kerja
Kegiatan
Norma
waktu
Waktu
(menit)
SBK (WKT/Norma
waktu)
Pendaftaran
pasien
2
72000
72000:2=36000
Pengembalian
berkas rekam
medis
1
72000
72000:1=72000
Menulis buku
register
2
72000
72000:2=36000
Menginput
data pasien
1
72000
72000:1=72000
Distribusi
berkas rekam
medis
2
72000
72000:2=36000
assembling
2
72000
72000:2=36000
Pengembalian
berkas rekam
medis ke rak
filling
1
72000
72000:1=72000
Menghitung Standar Tugas Penunjang (STP) dan Faktor Tugas Penunjang (FTP).
Terdapat 2 tugas penunjang yang ditugaskan kepada petugas rekam medis di Klinik
Utama Cahaya Qalbu.
Transisi rekam medis kertas menuju rekam medis
Elektronik dengan sdm terbatas Di Klinik utama cahaya
qalbu
2021
Nursetiawati dan Erix Gunawan 1062
1) Waktu kegiatan :
a) Bimbingan PKL=180 menit/tahun
b) Rapat =2640 menit/tahun
2) Faktor tugas penunjang
a) Bimbingan PKL
=(waktu kegiatan :WKT) x 100
=(180:72000) x 100%= 0,25 %
b) Rapat
=(waktu kegiatan:WKT)x100%
=(2640:72000) x 100%=4%
Total =Bimbingan PKL + Rapat = 0,25% + 4 %=4,25%
3) Standar Tugas Penunjang
Transisi rekam medis kertas menuju rekam medis
Elektronik dengan sdm terbatas Di Klinik utama cahaya
qalbu
2021
Nursetiawati dan Erix Gunawan 1064
= (1/(1-FTP/100)
=(1/(1-4,25/100)
=1/0,95
=1,05
Menghitung kebutuhan SDMK (Sumber Daya Manusia Kesehatan) kebutuhan
SDMK = Capaian (1 thn)/Standar beban kerja xSTP capaian satu tahun didapat dari
perhitungan jumlah pasien yang berkunjung ke Klinik Utama Cahaya Qalbu dari bulan
mei 2020 sampai dengan bulan mei 2021.data tersebut didapat dari buku register
kunjungan loket. Buku regidter berisis jumlah pasien pada setiap kali kunjungan.
Berdasarkan data sekunder dari buku register, kunjungan loket di Klinik Utama Cahaya
Qalbu berjumlah 29940 pada periode mei 2020 hingga mei 2021. Rata-rata jumlah
kunjungan perhari yaitu 83 pasien.
Tabel 6. Kebutuhan Sumber Daya Manusia Kesehatan Tugas Pokok
Komponen beban
kerja/kegiatan
Capaian periode
(April-mei 2021)
SBK
Kebutuhan SDMK
Pendaftaran pasien
29940
36000
29940/36000 x1,05=0,87
Pengambilan berkas
rekam medis
29940
72000
29940/72000 x 1,05=0,43
Menulis buku
register
29940
36000
29940/36000 x 1,05=0,87
Menginput data
pasien
29940
72000
29940/72000 x 1,05=0,43
Mendistribusikan
berkas rekam medis
29940
36000
29940/36000 x 1,05=0,87
Assembling dan
penelitian
ketidaklengkapan
berkas rekam medis
29940
36000
29940/36000 x 1,05=0,87
Pengembalian
kembali berkas
rekam medis ke rak
filling
29940
72000
29940/72000 x 1,05=0,43
JKT (Jumlah Ketentuan Tenaga) tugas pokok = 4,77 (dibulatkan menjadi 5) Pokok
= 5 Standar Tugas Penunjang (Hasil dari Langkah ke-5) = 1,05 Total kebutuhan SDMK
Petugas Rekam Medis di Klinik Utama Cahaya Qalbu yaitu
= (JKT X STP)
=5 X 1,05
Rekapitulasi kebutuhan SDMK ( Sumber Daya Manusia Kesehatan) berdasarkan
metode ABK (analisis beban kerja).
Transisi rekam medis kertas menuju rekam medis
Elektronik dengan sdm terbatas Di Klinik utama cahaya
qalbu
2021
Nursetiawati dan Erix Gunawan 1066
Tabel 7. Rekapitulasi SDMK Berdasarkan Metode ABK
Jenis SDMK
Jumlah SDMK
saat ini
Jumlah SDMK
yang
seharusnya
Kesenjangan
SDMK
keadaan
Petugas Rekam
Medis
4
5
5 - 4 = 1
Kurang
Berdasarkan hasil analisis beban kerja di Klinik Utama Cahaya Qalbu masih
kurang, saat ini di Klinik Utama Cahaya Qalbu ada 4 petugas rekam medis. Seharusnya
Klinik Utama Cahaya Qalbu memiliki 5 petugas rekam medis. Hal tersebut
mengakibtakan beban kerja petugas rekam medis menjadi over kapasitas. Menurut
(Alfianto & Zakiyah, 2015), beban kerja petugas rekam medis mengalami peningkatan
seiring bertambahnya jumlah kunjungan pasien, sehingga mempengaruhi produktivitas
kerja. Perencanaan kebutuhan sumber daya penting dilalukan agar pelayanan menjadi
bermutu dan prima. Perencanaan sumber daya manusia adalah merencanakan tenaga kerja
agar sesuai dengan kebutuhan organisasi serta efektif dan efisien dalam menbantu
mewujudkan tujuan yang akan dicapai.
Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan maka dapat disimpulkan Klinik
Utama Cahaya Qalbu telah melakukan transisi rekam medis kertas menuju rekam medis
elektronik pada tahun 2021 dan cukup memadai untuk mendukung proses tersebut dengan
membutuhkan perbaikan dalam mengsosialisasikan sistem baru terhadap user (petugas)
dalam mengaplikasikan materi yang di dapat dengan pelaksanaan pelayanan terhadap
pasien. Dan jumlah petugas rekam medis di Klinik Utama Cahaya Qalbu masih kurang.
Seharusnya petugas rekam medis berjumlah 5 orang. Di Klinik Utama Cahaya Qalbu ada
4 orang. maka Klinik Utama Cahaya Qalbu perlu melakukan rekrutmen petugas rekam
medis adar beban kerja petugas rekam medis tidak melebihi kapasitas dan dapat
memberikan pelayanan dengan baik.
Bibliografi
Alfianto, Lucky, & Zakiyah, Erna. (2015). Analisa perkiraan jumlah SDM rekam medik
di unit filing dengan metode WISN (Woarl Load Indicator Staff Need) di RSUD
Kabupaten Wonogiri Tahun 2014 (Analysis of estimated amount of human
resources in the medical record filing with WISN method (Woarl Load I. IJMS-
Indonesian Journal on Medical Science, 2(1).
Aliyyuddin, Naufan. (2020). Pengembangan Sistem Informasi Rawat Jalan Berbasis Web
pada Klinik Keluarga Kita di Nganjuk. Jember: Politeknik Negeri Jember.
Baharuddin, Baharuddin, & Wahyuni, Esa Nur. (2015). Teori belajar dan pembelajaran.
Yogyakarta: Ar-Ruzz Media.
Handiwidjojo, Wimmie. (2015). Rekam medis elektronik. Jurnal Eksplorasi Karya
Sistem Informasi Dan Sains, 2(1).
Hasibuan, Ali Sabela. (2016). Faktor–faktor yang menyebabkan terjadinya duplikasi
penomoran berkas rekam medis rumah sakit umum imelda pekerja indonesia medan
tahun 2016. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI),
1(2), 104–110.
Larasati, Sri. (2018). Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Deepublish.
Marlina, Nina. (2016). Pengaruh Budaya Organisasi, Kompetensi Dan Motivasi Kerja
Volume 1, Nomor 9, September 2021
p-ISSN 2774-7018 ; e-ISSN 2774-700X
1065 http://sosains.greenvest.co.id
Terhadap Kinerja Karyawan Pt. Taspen Kcu Bandung. Bandung: Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Unpas Bandung.
Nasution, Robby Darwis. (2017). Pengaruh perkembangan teknologi informasi
komunikasi terhadap eksistensi budaya lokal. Jurnal Penelitian Komunikasi Dan
Opini Publik, 21(1), 30–42.
Pondaag, Gratia C., & Najoan, Xaverius B. N. (2017). Rancang Bangun Purwarupa
Sistem Rekam Medik Portable. Jurnal Teknik Informatika, 11(1).
Putri, Aragar. (2017). Kesiapan sumber daya manusia kesehatan dalam menghadapi
masyarakat ekonomi ASEAN (MEA). Jurnal Medicoeticolegal Dan Manajemen
Rumah Sakit, 6(1), 55–60.
Ritonga, Zulham Andi, & Sari, Faradila Maya. (2019). Tinjauan Sistem Penyimpanan
Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum Pusat H Adam Malik Tahun 2019.
Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI), 4(2), 637–647.
Santoso, Dian Budi, Nuryati, Nuryati, & Pramono, Angga Eko. (2020). Pengembangan
Rekam Medis Elektronik Berbasis Software as a Service (SaaS) bagi Dokter Praktik
Mandiri. Jurnal Kesehatan Vokasional, 5(3), 168–179.
Suraja, Yohannes. (2019). Pengelolaan Rekam Medis Pada Fasilitas Pelayanan
Kesehatan. Jurnal Administrasi Dan Kesehatan, 4(1), 62–71.
Suryanto, Hikmawan. (2020). Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya
Manusia Petugas Rekam Medis Puskesmas Adan-adan Kabupaten Kediri Analysis
of Workload and Human Resources Needs at the Adan-adan Health Center in Kediri
District. Jurnal Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan, 3(1).
Wariyanti, Astri Sri. (2014). Hubungan antara kelengkapan informasi medis dengan
keakuratan kode diagnosis pada dokumen rekam medis rawat inap di rumah sakit
umum daerah kabupaten karanganyar tahun 2013. Surakarta: Universitas
Muhammadiyah Surakarta.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike
4.0 International License.