JURNAL                                       SOSAINS JURNAL SOSIAL DAN SAINS VOLUME 2 NOMOR 12 2022 P-ISSN 2774-7018, E-ISSN 2774-700X
TINJAUAN LAMA WAKTU PENDISTRIBUSIAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT KANKER DHARMAIS Wahyu Darmansyah^1, Siswati^2, Nanda Aula Rumana^3, Liliy widjaja^4 Universitas Esa Unggul, Indonesia Email : [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]
Kata kunci: Lama waktu, Waktu Pendistribusian, Rekam medis, Rawat jalan. Keywords: Length of time, Distribution Time, Medical record, Outpatient.	ABSTRAK Latar Belakang : Waktu pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan merupakan bagian dari indikator mutu pelayanan rekam medis. Semakin cepat pendistribusian rekam medis sampai ke poliklinik maka semakin cepat pula pelayanan yang diberikan kepada pasien. Tujuan : Tujuan penelitian ini adalah mengetahui waktu pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan di Rumah Sakit Kanker Dharmais. Metode : Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kuantitatif dengan tujuan untuk menjelaskan fenomena dengan menggunakan angka yang mewakili karakteristik subjek penelitian. Sampel penelitian ini adalah rekam medis pasien rawat jalan klinik kandungan berjumlah 105 rekam medis, menggunakan teknik pengambilan sampel (Incidental/Convenience Sampling). Hasil : Hasil dari penelitian dapat diketahui dari 37 (35,23%) rekam medis sudah memenuhi waktu pendistribusain rekam medis yang sesuai dengan SPM (Standar Pelayanan Minimal) ≤ 10 menit, sedangkan 68 (64,76%) rekam medis belum memenuhi SPM, Waktu tercepat dalam pendistribusian rekam medis yaitu 5 menit, sedangkan waktu terlama dalam pendistribusian rekam medis adalah 20 menit. Kesimpulan: Kesimpulan dari penelitian ini adalah Rumah Sakit Kanker Dharmais telah memiliki SPO tentang pendistribusian yang di terbitkan pada 12 november 2019, namun belum menyebutakan standar waktu distribusi rekam medis. Dari 105 rekam medis rawat rawat jalan ditemukan 37 rekam medis tepat waktu, dan 68 rekam medis terlambat dalam melakukan pendistrbusian, Faktor yang paling berpengaruh dalam keterlambatan distribusi rekam adalah rekam medis tidak ditemukan dalam rak penyimpanan. ABSTRACT Background: The distribution time of outpatient medical records is part of the quality indicator of medical record services. The faster the distribution of medical records to the polyclinic, the faster the services are provided to patients. Purpose: The purpose of this study was to determine the distribution time of outpatient medical records at Dharmais Cancer Hospital. Method: This study uses a quantitative descriptive method to explain the phenomenon by using numbers that represent the characteristics of the research subject. The sample of this study was the medical records of outpatients in obstetrical clinics totaling 105 medical records, using a sampling technique (Incidental/Convenience Sampling). Results: The results of the study can be seen from 37 (35.23%) medical records that have met the distribution time of medical records in accordance with the SPM (Minimum Service Standards) 10 minutes, while 68 (64.76%) medical records have not met the SPM, the fastest time in the distribution of medical records is 5 minutes, while the longest time in the distribution of medical records is 20 minutes. Based on the results of the study entitled "Review of Outpatient Medical Record Distribution Time at Dharmais Cancer Hospital" aims to describe the length of time for distribution of outpatient medical records at Dharmais Cancer Hospital in 2022. Conclusion: The conclusion of this study is Dharmais Cancer Hospital has had The SPO regarding distribution published on 12 November 2019 but has not stated the standard time for distributing medical records. Of 105 outpatient medical records, 37 medical records were found on time, and 68 medical records were late in distribution. The most influential factor in the delay in the distribution of records was that medical records were not found in the storage rack.

PENDAHULUAN

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Dalam menyelenggarakan semua kegiatan rumah sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Pencatatan dan pelaporan terhadap penyakit wabah atau penyakit tertentu lainnya yang dapat menyebabkan wabah, dan pasien penderita ketergantungan narkotika dan/atau psikotropika dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pencatatan dan pelaporan terhadap penyakit atau wabah disebut dengan rekam medis (Kemenkes RI, 2019).

Rekam medis adalah berkas yang menyatakan siapa, apa, mengapa, dimana, kapan dan bagaimana pelayanan yang diperoleh seorang pasien selama dirawat atau menjalani pengobatan. Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien(Kemenkes RI, 2008).

Dalam menjalankan pelayanan rekam medis diperlukan pendistribusian rekam medis. Pendistribusian adalah proses pengiriman berkas rekam medis ke klinik yang dituju untuk dilakukan pelayanan kesehatan. Pendistribusian atau pengiriman berkas dilakukan setiap kali ada permintaan dari Tempat Pendaftaran Pasien (TPP) berdasarkan keinginan pasien menuju klinik yang di inginkan. Penyelenggaraan rekam medis yang baik, salah satunya harus didukung oleh sistem pendistribusian berkas rekam medis. Pendistribusian berkas rekam medis yang baik adalah pendistribusian berkas rekam medis yang cepat, tepat dan efisien (Gemala R.Hatta, 2008).

Berdasarkan PERMENKES 129 TAHUN 2008 Pendistribusian berkas rekam medis memiliki Standar Pelayanan Minimal (SPM) rumah sakit. SPM pada hakekatnya merupakan jenis-jenis pelayanan rumah sakit yang wajib dilaksanakan oleh pemerintah/pemerintah provinsi/pemerintah kabupaten/kota dengan standar kinerja yang ditetapkan. Mengingat SPM sebagai hak konstitusional maka seharusnya SPM menjadi prioritas dalam perencanaan dan penganggaran daerah. Dengan disusunnya Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit diharapkan dapat membantu pelaksanaan penerapan Standar Pelayanan Minimal di rumah sakit.

Standar pelayanan minimal SPM ini dapat dijadikan acuan bagi pengelola rumah sakit dan unsur terkait dalam melaksanakan. standar untuk waktu penyedistribusian rekam medis rawat jalan adalah kurang dari atau sama dengan 10 menit (<10 menit) sedangkan standar waktu pendistribusian rekam medis rawat inap adalah kurang dari atau sama denagan 15 menit (<15 menit) (Kemenkes RI, 2008).

Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Ferlina Mauren di RSJ Dr SOEHARTO HEERDJAN di Jakarta pada tahun 2014 dapat diketahui bahwa masih didapatkan keterlambatan pendistribusian rekam medis di RSJSH dengan rata-rata lama waktu 13 menit, antara lain karena kurangnya petugas rekam medis khususnya bagian pendistribusian serta lokasi pelayanan yang berbeda lantai dengan ruang penyimpanan sehingga menyebabkan keterlambatan pendistribusian rekam medis ke unit pelayanan (Mauren, 2014).

Menurut penelitian yang dilakuan Valentina di RSU IMELDA pada tahun 2016 dapat diketahui bahwa dari 73 menunjukkan bahwa 33 berkas rekam medis (34,25%) telah  memenuhi standar kurang dari < 10 menit, dan 48 berkas rekam medis (65,75%) belum memenuhi standar pelayanan minimal (> 10 menit), dengan rata-rata lama waktu pendistribusian 12,30 menit (Valentina, 2016).

Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Afrida Yeni di RSUD KOJA pada tahun 2015 dapat diketahui bahwa dari 92 sampel rekam medis pendistribusian rekam medis rawat jalan terjadi keterlambatan, terhitung dari waktu pendaftaran hingga rekam medis sampai di poliklinik. Dari hasil pengamatan di dapat waktu pengambilan rekam medis disediakan /ditemukan petugas rata rata 18 menit 46 detik, dan setelah rekam medis ditemukan dikumpulkan dirak sortir kemudian didistribusikan ke poliklinik yang dituju dengan rata – rata waktu 21 menit 36 detik jadi total waktu rata-rata 40 menit 22 detik. Hal itu dikarenakan beberapa faktor yang menyebabkan lama waktu pendistribusian, antara lain hanya tersedia 1 mesin printer untuk mencetak bukti pendaftaran yang terhubung dari 9 loket pendaftaran dan masih bersifat manual, belum tersedianya tracer sebagai petunjuk rekam medis keluar dari rak penjajaran, pengembalian rekam medis yang tidak sesuai dengan standar yaitu untuk rawat jalan (Yeni, 2015).

Rumah Sakit Kanker Dharmais merupakan Rumah Sakit khusus Kanker tipe A yang berlokasi di Jl. Letjen S Parman Kav 84-86 Slipi, kota Jakarta Barat. dengan jumlah tempat tidur 400 tempat tidur rawat inap dan mempunyai poliklinik sebanyak 8 poliklinik yang terdiri dari Poliklinik Ongkologi 1, dan 2 Poliklinik Diagnostik Terpadu, Poliklinik Cendana, Radioterapy, Anyelir 1, dan Anyelir 2. kunjungan pasien rawat tiap bulan sebanyak 1298 dengan rata rata 46 pasien/hari, kunjungan paseien rawat jalan tiap bulan sebanyak 16626 pasien dengan rata rata 593 pasien/hari.

Berdasarkan hasil observasi awal di Rumah Sakit Kanker Dharmais terhadap 25 rekam medis pasien rawat jalan. Sebanyak 10 rekam medis (40%) belum memenuhi standar waktu pendistribusian yang sesuai dengan SPM (Standar Pelayanan Minimal), sedangkan sisanya sebanyak 15 rekam medis (60%) waktu pendistribusiannya sudah memenuhi SPM yang telah ditetapkan KEMENKES RI pada tahun 2008.

Penulis juga memperoleh informasi dari kepala instansi rekam medis di Rumah Sakit Kanker Dharmais bahwa terdapat beberapa permasalahan di dalam pendistribusian rekam medis yaitu kurangnya SDM khususnya dibagian pendistribusian total seluruh pegawai instalasi rekam medis sebanyak 61 staf yang terdiri dari 1 kepala istalasi 3 KASUB isntalasi dan 57 staff.

Didapatkan informasi bahwa pelaksanaan pendistribusian rekam medis rawat jalan mengalami keterlambatan dalam proses pencarian atau tidak ditemukannya rekam medis didalam rak penyimpanan sehingga menyebakan terjadinya penumpukan pasien pada ruang rawat jalan dan pelayanan pada pasien menjadi terlambat. Keterlambatan tersebut terjadi karena berbagai hal diantaranya masih ada rekam medis yang tercecer dilantai, ruang penyimpanan rekam medis yang hampir penuh mengakibatkan rekam medis terlalu menempel dan menjadi sulit dicari, tidak adanya petugas khusus pendistribusian dan belum dikembalikannya rekam medis oleh rawat jalan terkait. Lama waktu pendistribusian rekam medis pun bervariasi mulai dari 20 menit sampai 30 menit. Masalah tersebut sangat mempengaruhi citra Unit Rekam Medis dan dan citra Rumah Sakit yang berpengaruh terhadap kepuasan pasien.

METODE PENELITIAN

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kuantitatif dengan tujuan untuk menjelaskan fenomena dengan menggunakan angka yang mewakili karakteristik subjek penelitian. Untuk mempelajari hal ini dilakukan secara langsung dan bertujuan untuk menentukan periode dimana rekam medis akan tersedia untuk pasien rawat jalan di Rumah Sakit Kanker Dharmais. Pengambilan populasi pada penelitian ini adalah seluruh rekam medis pasien rawat jalan Rumah Sakit kanker Dharmais pada bulan Febuari 2022.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui bahwa rumah Sakit Kanker Dharmais memiliki standar prosedur operasional tentang pendistribusian yang diterbitkan pada tanggal 12 november 2019 namun didalam isi SPO tersebut tidak dituliskan secara spesifik tentang berapa lama waktu yang harus dibutuhkan dalam melakukan pendistribusian rekam medis Jumlah rekam medis pada penelitian ini berjumlah 105 rekam medis, rata rata waktu penyedian rekam medis di Rumah Sakit Kanker Dharmais adalah 12,34 menit. Dapat diketahui bahwa 37 (35,23%) rekam medis sudah memenuhi waktu pendistribusain rekam medis yang sesuai dengan SPM ≤ 10 menit, sedangkan 68 (64,76%) rekam medis belum memenuhi SPM atau terlambat dalam melakukan pendistribusain rekam medis. Waktu tercepat dalam pendistribusian rekam medis yaitu 5 menit, sedangkan waktu terlama dalam melakukan pendistribusian rekam medis adalah 20 menit. Berdasarkan dari hasil data yang diperoleh dari observasi penulis dan wawancara terhadap kepala instalasi rekam medis Rumah Sakit Kanker Dharmais didaptakan kesimpulan hal-hal yang menyebabkan keterlabatan waktu pendistribusian sebagai berikut:

a. Banyak rekam medis yang menumpuk yang belum di distribusiakan karena kurangnya petugas filing khusus untuk bagian pendistribusian rekam medis, Rumah Sakit Kanker Dharmais adalah Rumah Sakit yang besar sehingga instalasi rekam medis membutuhakan lebih banyak tenaga khusus filing pada bagian pendistribusian.

b. Tidak di temukannya rekam medis pada rak penyimpanan, tidak ditemukannya rekam medis di rak penyimpanan terjadi karena masih dalam pengolahan oleh ruang rawat jalan yang meminjam dan masih berada pada bagian prosedur diagnostik.

c. Terjadinya salah cetak dan ada kesalahan penempelan nomor primer di rak penyimpanan.

d. Tidak adanya standar waktu di dalam SPO Rumah Sakit Kanker Dharmais sehingga petugas tidak mengetahui berapa standar waktu yang di perlukan dalam melakukan pendistribusian rekam medis rawat jalan.

Waktu Penyedian Rekam medis	Jumlah	Presentase
Tepat waktu (≤ 10 menit )	37	35,23 %
Terlambat ( ≥ 10 menit )	68	64,76 %
Total	105	100 %

Jumlah rekam medis pada penelitian ini berjumlah 105 rekam medis, rata rata waktu penyedian rekam medis di Rumah Sakit Kanker Dharmais adalah 12,34 menit. Dapat diketahui bahwa 37 (35,23%) rekam medis sudah memenuhi waktu pendistribusain rekam medis yang sesuai dengan SPM ≤ 10 menit, sedangkan 68 (64,76%) rekam medis belum memenuhi SPM atau terlambat dalam melakukan pendistribusain rekam medis. Waktu tercepat dalam pendistribusian rekam medis yaitu 5 menit, sedangkan waktu terlama dalam melakukan pendistribusian rekam medis adalah 20 menit.

Rumah sakit kanker dahrmais sudah memiliki SPO namun dalam SPO tersebut tidak ada standar waktu yang ditentukan dalam melakukan pendistribusian rekam medis, dari 105 Rekam Medis  didapatkan total waktu pendistribusian 1296 menit dengan rata rata waktu 12 menit 34 detik, terdapat 37 rekam medis (35,23%) yang waktu penyediaannya ≤ 10 menit yang telah memenuhi SPM (tepat waktu) dan 68 rekam medis (64,76%) yang waktu penyediaannya ≥10 menit mengalami keterlambatan dalam melakukan pendistribusian rekam medis. Waktu tercepat dalam melakukan pendistribusain rekam medis yaitu 5 menit sedangkan waktu telama dalam pendistribusian rekam medis yaitu 20 menit. Adapula beberapa faktor yang menyebabkan keterlambatan pendistribusian rekam medis:

a. Terjadinya salah cetak.

b. Tidak adanya rekam medis pada rak penyimpanan.

c. Banyaknya rekam medis yang menumpuk sebelum di antarkan.

d. Tidak adanya SPO tentang waktu pendistribusian rekam medis.

KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian Rumah Sakit Kanker Dharmais telah memiliki SPO tentang pendistribusian yang di terbitkan pada 12 november 2019, namun belum menyebutakan standar waktu distribusi rekam medis.

Dari 105 rekam medis rawat rawat jalan ditemukan 37 rekam medis tepat waktu, dan 68 rekam medis terlambat dalam melakukan pendistrbus waktu tercepat distribusi rekam medis adalah 5 menit sedangkan terlama 20 menit. Faktor yang paling berpengaruh menyebabkan keterlambatan distribusian rekam adalah rekam medis tidak ditemukan dalam rak penyimpanan. Hal ini disebabkan rekam medis masih dalam kelengkapan dan analisis.

DAFTAR PUSTAKA

Gemala R.Hatta. (2008). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana Pelayanan Kesehatan. Universitas Indonesia.

Gultom, A. O. (2013). Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan Ke Klinik Anak Dan Jantung Di RSUP Persahabatan. 2013.

Indri, I. (2021). Faktor-Faktor Penyebab Keterlambatan. 1(7), 815–820.

Kemenkes RI. (2008a). Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 129 Tahun 2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit (P. 287).

Kemenkes RI. (2008b). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269 Tahun 2008 Tentang Rekam Medis (P. 7).

Kemenkes RI. (2013). Peraturan Mentri Kesehatan Republik Indonesia Nomor.55 Tahun 2013. 14–27.

Kemenkes RI. (2019). Peraturan Mentri Kesehatran RI No.30. 52(1), 1–5.

Lily Widjaja. (2015). Manajemen Informasi Kesehatan I. Universitas Esa Unggul.

Mauren, F. (2014). Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Dilihat Dari Lokasi Penyimpanan Di RSJ Dr.Soeharto Heerdjan.

Rustam, S. (2019). Tinjauan Lama Waktu Penyediaan Rekam Medis Di Rumah Sakit Jantung Harapan Kita.

Seilandra, A. (2015). Langkah -Langkah Praktis Membuat SOP.

Setyawan, F. E. B., & Supriyanto, S. (2020). Manajemen Rumah Sakit (P. 23).

Valentina. (2016). Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Pada Pasien Rawat Jalan Di Rsu Imelda Pekerja Indonesia Medan Tahun 2016. Jurnal Iilmiah Perekam Dan Iinformasi Kesehatan; Vol 2 No 1 (2016): Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan, 2(1), 248–254.

Yanmed, D. (2006). Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia (P. 25).

Yeni, A. (2015). Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan Di RSUD Koja.

This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.